แนวทางปฏิบัติตาม ป.ที่ดิน จากหนังสือเวียน
ประมวลกฎหมายที่ดิน....เป็นบทบัญญัติที่ใช้เป็นฐานในการพิจารณาดำเนินการเรื่องสำคัญ ๒ เรื่อง
๑. เรื่องการออกหนังสือแสดงสิทธิในที่ดิน
๒.เรื่องการจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรม
ลำพังแต่บทบัญญัติในประมวลกฎหมายที่ดินไม่อาจทำให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติการต่าง ๆ เพื่อให้เป็นไปตามที่ประมวลกฎหมายที่ดินกำหนดไว้ได้ จึงต้องมีแนวทางปฏิบัติเป็น....... ไกด์ไลน สำหรับเจ้าหน้าที่ ซึ่งเรียกกันว่า "หนังสือเวียน" ไว้เป็น แฮนด์บุ๊ก หรือ คู่มือ สำหรับทำงาน โดยหนังสือเวียนดังกล่าวมีมากมาย จดจำกันไม่หวาดไม่ไหว
ผมจึงได้ทำบันทึกย่อหนังสือเวียนที่เกี่ยวกับเรื่องสำคัญ ๒ เรื่องดังกล่าวนั้น โดยจะหยิบยกเอาหนังสือเวียนสำคัญที่เจ้าหน้าที่และประชาชนทั่วไปควรรู้มานำเสนอตามลำดับ ๆ ไป......
เรื่องแรกเป็นเรื่องเกี่ยวกับ
การจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรมในที่ดินที่มีเอกสารสิทธิซึ่งมีข้อสงสัยว่าหนังสือแสดงสิทธินั้นออกไปโดยมิชอบ / โดยกฎหมาย หากปรากฎว่าเอกสารสิทธินั้นไม่ชอบ ย่อมเป็นความรับผิดชอบของเจ้าพนักงานที่ดินในพื้นที่นั้นต้องดำเนินการเพิกถอนหรือแก้ไข เพื่อให้เป็นไปตามที่ประมวลกฎหมายที่ดินได้กำหนดขั้นตอนไว้ แต่ตราบใดที่ยังไม่ถูกเพิกถอน ต้องถือว่าเอกสารดังกล่าวมีความสมบูรณ์โดยชอบด้วยกฎหมายทุกประการ ดังนั้น เมื่อมีการนำเอกสารแสดงสิทธิดังกล่าวมาขอจดทะเบียน เจ้าหน้าที่จะต้องดำเนินการให้ แต่ต้องดำเนินการดังนี้
การจดทะเบียนเกี่ยวกับที่ดินที่มีปัญหาสงสัยว่าหนังสือแสดงสิทธิในที่ดินนั้นจะออกไปโดยไม่ชอบ - 1.กรณีผู้มีอำนาจในการสั่งแก้ไข เพิกถอน พิจารณายุติแล้วว่าจะต้องแก้ไข หรือเพิกถอน ให้ระงับการจดทะเบียนทันที 2. ผู้มีอำนาจยังพิจารณาไม่ยุติ จดทะเบียนต่อไปได้ แต่ต้องแจ้งให้คู่กรณีทราบถึงเหตุนั้น และหากยืนยันให้จดทะเบียนก็ให้บันทึกไว้ แล้วจดได้ (กรมที่ดินที่ มท 0712.1/ว 18340 ลว. 24 ส.ค. 2526)
หนังสือกรมที่ดิน ที่ มท 0708/ว 2864 ลว. 7 ก.พ. 2529 วางทางปฏิบัติว่า ถ้าเป็นกรณีที่ยังมีปัญหาหรือข้อสงสัยว่าการออกหนังสือแสดงสิทธิในที่ดินได้ออกไปโดยคลาดเคลื่อนหรือไม่ชอบด้วยกฏหมาย และผู้มีอำนาจในการสั่งแก้ไขหรือเพิกถอนยังพิจารณาไม่ยุติ จดทะเบียนได้ แต่ต้องแจ้งให้คู่กรณีทราบถึงเหตุนั้น หากทราบแล้วยังประสงค์จะจดทะเบียน ก็ให้บันทึกถ้อยคำไว้และจดทะเบียนต่อไป
หนังสือกระทรวงมหาดไทย ที่ มท 0708/ว 707 ลว. 26 มิ.ย. 2530 วางทางปฏิบัติไว้ว่า เมื่อพนักงานเจ้าหน้าที่ตามมาตรา 71 ป.ที่ดิน ได้สรุปรายงานเหตุไม่ชอบไปยังผู้มีอำนาจเพิกถอน ให้งดการจดทะเบียนไว้ เว้นแต่จะได้รับอนุญาตจากผู้มีอำนาจเพิกถอน
ต่อมากระทรวงมหาดไทยได้มีหนังสือที่ มท ๐๗๒๘ /ว ๒๖๐๖ ลงวันที่ ๑๔ กันยายน ๒๕๔๔ ให้ยกเลิกหนังสือกระทรวงมหาดไทย ที่ มท 0708/ว 707 ลว. 26 มิ.ย. 2530 เพราะความในมาตรา ๖๑ แห่งประมวลกฎหมายที่ดิน ซึงแก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชบัญญัติแก้ไขเพิ่มเติมประมวลกฎหมายที่ดิน (ฉบับที่ ๙) พ.ศ. ๒๕๔๓ ทำให้หลักการเกี่ยวกับการเพิกถอนแก้ไขเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม และได้กำหนดแนวทางปฏิบัติใหม่ ตามหนังสือกรมที่ดิน ที่ มท ๐๗๒๘/ว ๒๒๖๓๓ ลงวันที่ ๑๒ กันยายน ๒๕๔๔
๑.เมื่อความปรากฏว่า ได้มีการออกโฉนดที่ดินหรือหนังสือรับรองการทำประโยชน์ หรือการจดทะเบียนสิทธิและนิติกรรมเกี่ยวกับอสังหาริมทรัพย์ หรือการจดแจ้งเอกสารรายการจดทะเบียนอสังหาริมทรัพย์ให้แก่ผู้ใด โดยคลาดเคลื่อนหรือไม่ชอบด้วยกฎหมาย ซึ่งจะต้องดำเนินการแต่งตั้งคณะกรรมการสอบสวนตามมาตรา ๖๑ แห่งประมวลกฏหมายที่ดิน ให้พนักกงานเจ้าหน้าที่ตามมาตรา ๗๑ ลงบัญชีอายัดที่ดินหรืออสังหาริมทรัพย์ตามคำสั่งกระทรวงมหาดไทยที่ ๒๒๘/๒๕๓๐ เรื่องการอายัดที่ดินโดยอนุโลม และให้เขียนข้อความลงในบัญชีอายัดว่า “ ที่ดินแปลงนี้อยู่ระหว่างการพิจารณาเพิกถอน (หรือแก้ไข) “ แล้วลงลายมือชื่อพร้อมวันเดือนปีกำกับไว้ ต่อเมื่อเสร็จเรื่องแล้วจึงหมายเหตุว่า “ ดำเนินการแล้วเสร็จ” แล้วลงลายมือชื่อพร้อมวันเดือนปีกำกับไว้
๒. หากมีผู้มาขอจดทะเบียน แจ้งเหตุดังกล่าวให้ทราบ และบันทึกยืนยันไว้ หากทราบแล้วไม่ยินยอมลงชื่อรับทราบ ก็ให้พนักงานเจ้าหน้าที่บันทึกการแจ้งไว้เป็นหลักฐาน โดยมีเจ้าหน้าที่ลงชื่อเป็นพยานไว้ด้วย ๒ คน และวจดทะเบียนให้ต่อไป
๓. เมื่อเจ้าหน้าที่ตามมาตรา ๗๑ ได้รับคำสั่งให้เพิกถอนแก้ไขให้ดำเนินการดังนี้
๓.๑ หมายเหตุดั้วยอักษรสีแดงว่า “ โฉนดที่ดิน...นี้ได้เพิกถอนตามคำสั่งอธิบดีกรมที่ดินที่ ....ลงวันที่.......เดือน.... พ.ศ........” ทุกหน้าทุกแผ่น แล้วลงลายมือชื่อพร้อมวันเดือนปีกำกับไว้
๓.๒ กรณีแก้ไข ให้หมายเหตุด้วยอักษรสีแดงว่า “ได้แก้ไขตามคำสั่งอธิบดีกรมที่ดินที่ ....ลงวันที่.......เดือน.... พ.ศ........” แล้วลงลายมือชื่อพร้อมวันเดือนปีกำกับไว้
๔. เมื่อดำเนินการเสร็จ ให้คืนแก่ผู้ยึดถือไป ถ้าเพิกถอนให้เก็บเข้าสารบบ รายงานกรมที่ดหรือศูนย์รวบรวมข้อมูลแล้วแต่กรณี
๕. ถ้าเป็นกรณีเขียนหรือพิมพ์ข้อความผิด ให้พนักงานเจ้าหน้าที่ตามมาตรา ๗๑ มีอำนาจแก้ให้ถูกต้องได้ โดยขีดฆ้าอความที่เขีนีหรือพิมพ์ผิดพลาดออกด้วยหมึกสีแดง แล้วเขียนหรือพิมพ์ข้อความที่ถูกต้องแทน แล้วลงลายมือชื่อพร้อมวันเดือนปีกำกับไว้
หนังสือกรมที่ดิน ที่ มท 0708/ว 15504 ลว.3 ส.ค. 2533 ซ้อมความเข้าใจเรื่องนี้ว่า 1. พนักงานเจ้าหน้าที่ตาม ม.71 ป.ที่ดิน ยังพิจารณาไม่ยุติ จดทะเบียนต่อไปได้ ก่อนจดให้แจ้งคู่กรณีทราบถึงเหตุนั้น หากคู่กรณีทราบแล้วและประสงค์จะจดทะเบียน ก็ให้บันทึกถ้อยคำไว้ โดยไม่ต้องให้ผู้มีอำนาจพิจารณาอนุญาตก่อนแต่อย่างใด 2. พนักงานเจ้าหน้าที่ตาม ม. 71 ป.ที่ดิน ได้สรุปรายงานเหตุนั้นให้ผู้มีอำนาจพิจารณาแล้ว ให้งดการจดทะเบียนใดๆไว้ แต่หากยังไม่มีคำสั่งเพิกถอนหรือแก้ไข หากประสงค์จดทะเบียนโดยคู่กรณีได้ทราบถึงเหตุนั้นแล้ว ยังยืนยันให้จด ก็ให้บันทึกไว้ และเมื่อได้รับอนุญาตจากผู้มีอำนาจ ก็ให้จดทะเบียนให้แก่ผู้ขอได้
หนังสือกรมที่ดิน ด่วนมาก ที่ มท 0610/ว 02528 ลว. 1 ก.พ. 2536 การบันทึกเหตุที่ไม่ชอบดังกล่าว ให้บันทึกแต่เพียงรับทราบเหตุอันอาจเพิกถอนหรือแก้ไข และคู่กรณียืนยันให้จดทะเบียนเท่านั้น ไม่ให้บันทึกให้คู่กรณีรับผิดชอบกันเอง และควรบันทึกเฉพาะกรณีที่มีเหตุผลควรสงสัยเท่านั้น อย่างไรก็ตาม หากพนักงานเจ้าหน้าที่แจ้งให้ทราบแล้ว แต่คู่กรณีไม่ยอมลงชื่อรับทราบ ก็ให้บันทึกการแจ้งไว้เป็นหลักฐาน
มีข้อน่าสังเกตุเกี่ยวกับกรณีดังกล่าวอันเนื่องมาจากการบันทึกถึงเหตุที่ไม่ชอบ อาจทำให้คู่กรณีที่มาทำนิติกรรมนั้นได้รับความเสียหายได้ เพราะหากเห็นว่าไม่ชอบทางราชการก็ควรดำเนินการให้เพิกถอนให้เอกสารนั้นสิ้นผลไปโดยเร็ว เมื่อเอกสารยังได้รับการรับรองโดยชอบด้วยกฎหมายอยู่ เจ้าหน้าที่จะอาศัยข้อเท็จจริงใดมาอ้างว่าเอกสารสิทธินั้นอาจไม่ชอบ